Dalam rangka meningkatkan mutu pengelolaan arsip Unesa, Tim Kearsipan Unesa menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan/Pemberkasan Arsip Aktif kepada para staf administrasi, pengelola arsip semua fakultas/unit kerja selingkung Unesa. Bimtek yang berlangsung mulai pukul 09.00WIB--15.30WIB pada 12 November 2014 itu semula direncanakan bertempat di Ruang Sidang Kantor Pusat Unesa namun karena mendadak digunakan untuk rapat pimpinan Unesa, kemudian dialihkan ke Ruang Sidang BAAKPSI Unesa. Kegiatan Bimtek meliputi sambutan pembuka, sosialisasi kearsipan, pemaparan materi pemberkasan/pengelolaan arsip aktif, dan dilanjutkan dengan praktik pemberkasan arsip/pengelolaan arsip aktif. Sambutan pembuka disampaikan oleh Amin Fauzi, S.Pd., M.Pd., Kepala Subbagian Tata Usaha mewakili Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Unesa. Jika setiap fakultas/unit kerja kegiatan kearsipannya berjalan dengan baik maka jaringan kearsipan selingkung Unesa juga akan baik. Hal ini akan dapat memberikan konstribusi besar dalam pelayanan prima Unesa, kata Amin menyambut sekaligus membuka Bimtek.
Adapun narasumber Bimtek itu adalah Djoko Pramono, S.Pd., M.Si., Arsiparis Unesa. Dalam paparannya, Djoko menyampaikan, Masalah dalam pengelolaan arsip aktif di Unesa, pada umumnya adalah pengelolaan arsip masih menerapkan penyimpanan berdasarkan surat masuk dan surat keluar. Jika hal ini masih diterapkan, akan mengakibatkan: (1) arsip sulit ditemukan kembali dan (2) arsip sulit untuk disusutkan. Karena arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang bersumber dari dokumen yang dibuat dan dokumen diterima (UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1). Sebaiknya arsip disimpan berdasarkan sistem pemberkasan. Dalam pemberkasan arsip dibutuhkan pola klasifikasi arsip.
Pada sesi praktik, para peserta diberi kesempatan untuk memberkaskan arsip fakultas/unit kerja masing-masing peserta dengan mendapatkan bimbingan dari para arsiparis Unesa. Di sela-sela praktik pemberkasan arsip, Ali Muhardi, peserta dari FE Unesa, berkomentar, Penyimpanan arsip menggunakan sistem pemberkasan, untuk awal-awalnya tidak mudah karena harus mempersiapkan sarana prasarana pendukungnya, tetapi jika sudah diterapkan akan sangat memudahkan pelayanan arsip, apalagi jika daftar arsipnya ditunjang dengan sarana computer. Seperti diketahui, FE Unesa sudah menerapkan penyimpanan arsip dengan sistem pemberkasan pada tahun lalu.
Kegiatan Bimtek yang dilakukan oleh Tim Kearsipan Unesa itu merupakan salah satu upaya tindak lanjut kegiatan penguatan pembentukan unit kearsipan fakultas/unit kerja selingkung Unesa yang dilaksanakan pada 23 September 2014 yang lalu. Melalui pendampingan/pembimbingan dan supervisi kearsipan kepada para pengelola arsip di fakultas/unit kerja selingkung Unesa diharapkan kegiatan kearsipan menjadi lebih baik untuk memberikan layanan administrasi yang prima. (djp/SR)
Share It On:
